Comment rompre gracieusement avec vos vendeurs de mariage (si vous devez le faire!)

STOCKSY

Au fur et à mesure que chaque jour passe, de plus en plus de couples en 2020 prennent conscience que leurs projets de mariage doivent changer. En raison des réalités dévastatrices de la pandémie de coronavirus, dates de mariage originales peut ne plus être considéré comme sûr ou possible sur le plan logistique. Mais une fois que les couples acceptent le fait qu'ils doivent soit annuler soit reporter leurs festivités de mariage, ce n'est que la première des nombreuses décisions difficiles à prendre.

Malheureusement, à mesure que de nouvelles dates sont sélectionnées, certains couples se rendent compte qu'ils devront peut-être perdre quelques vendeurs en cours de route. Si leur mariage professionnel d'origine n'a plus de disponibilité, des frais de modification ne dépassent pas budget , ou il y a eu une refonte complète des plans, ces couples sont confrontés à une tâche inconfortable: rompre avec leur fournisseur.

«Le COVID-19 a foutu tout le monde - les couples qui se marient et les vendeurs de mariage - alors soyez conscient de cela lorsque vous abordez la conversation», dit Gris oiseau co-fondateur Grace Lee. «Cela dit, c'est le jour de votre mariage et vous avez le droit à 100% d'organiser la fête de vos rêves qui respecte votre budget.»

Après ce qui ressemble à des mois à «sortir ensemble» avec ces professionnels de l'industrie et à travailler avec eux pour réaliser la journée de vos rêves, il peut être extrêmement difficile de dire que vous devez vous séparer. En particulier lorsque contrats et l'argent est impliqué, c'est un chat que beaucoup souhaiteraient ne pas avoir à avoir. Mais pour atténuer le choc, nous avons demandé aux vendeurs de mariage de partager les meilleures mesures à prendre pour avoir une rupture nette.

Diriger avec gentillesse

Il est important de ne pas oublier que vous vouliez tous les deux travailler ensemble si les circonstances étaient différentes. Et parce que vous avez tous les deux initialement accepté de travailler ensemble, votre fournisseur a probablement refusé des affaires pour garder votre date. «Soutenez-les et dirigez-les avec gentillesse», déclare Abby Lee de Sugar Plum & Co . «Nous savons à quel point ça craint pour vous, mais ça craint aussi pour nous. Nous étions également ravis de travailler avec vous. Tout comme vous nous choisissez, nous vous choisissons en retour. »

Faites votre diligence raisonnable

Avant de contacter un fournisseur avec votre décision de vous séparer, lisez le contrat. Bien qu'ils puissent sembler similaires, chaque contrat que vous avez signé est unique au fournisseur spécifique et certaines choses peuvent déjà être décrites qui ne sont pas négociables, comme les acomptes ou les frais de résiliation.

«Relisez votre contrat. Familiarisez-vous avec cela. Je peux vous garantir que le vendeur l'est. Cela vous aidera à éliminer toute surprise potentielle et vous aidera à savoir ce que vous pouvez faire pour en sortir si vous en avez besoin », déclare Amanda Arnold de The Shady Sun Tanning Co . «Pour beaucoup d’entre eux, la pandémie du COVID-19 n’est pas considérée comme un« cas de force majeure », de sorte que les dépôts ou acomptes peuvent ne pas être retournés ou remboursés en totalité. Savoir quels domaines exacts de votre contrat pourraient être concernés avant l'appel aidera à maintenir la conversation sur la bonne voie.

Soyez clair sur le lingo

Steven Young de Studio STAK recommande aux couples de connaître la différence entre l'acompte et le dépôt avant de poser des questions sur les remboursements. «Un acompte est un paiement vers un service, et est souvent retourné si le bien / service n'est pas terminé», explique-t-il. 'En règle générale, les acomptes ne sont pas remboursables.'

Bien que certains fournisseurs échangent les dépôts et les acomptes, Joshua Gabrielson de Wedding Photography and Films convient que si votre contrat stipule que vous avez payé un acompte, vous devriez demander un remboursement. «Plusieurs fois, les systèmes juridiques vous permettront de les récupérer parce que les conditions ne sont pas les mêmes. Par définition, un acompte est une redevance payée à l'avance utilisée pour retenir des biens ou des services. Un acompte est un paiement pour des biens ou des services, généralement retourné une fois que les biens ou services ont été acquis », dit-il.

C’est pourquoi il recommande également de toujours payer les acomptes et les acomptes par carte de crédit plutôt que par carte de débit pour les nouveaux fournisseurs. «De cette façon, si vous avez besoin d'essayer de collecter des fonds auprès d'un fournisseur non disposé, vous serez en mesure de faire beaucoup plus facilement que de traiter avec une banque par chèque ou carte de débit», ajoute-t-il.

Faites-le par téléphone

Le plus personnel vous pouvez faire la rupture, mieux c'est. Julia Wade, propriétaire de Photographie Julia Wade recommande d'avoir un appel téléphonique ou de participer à un chat vidéo pour avoir une conversation à la fois franche et sincère. «Vous les avez initialement embauchés parce que vous aimez ce qu'ils font et que beaucoup de choses peuvent être perdues dans la traduction par e-mail lorsque vous avez ces conversations difficiles», dit-elle. 'Le faire par téléphone humanise un peu le processus et vous pouvez vous séparer des bons sentiments pendant une période aussi difficile.'

Pour de nombreux fournisseurs, cet appel plutôt qu'un SMS ou un e-mail paraîtra plus respectueux. De plus, le fait de pouvoir entendre les voix de chacun ajoute une couche supplémentaire de compréhension. 'Bien que votre fournisseur ne soit peut-être pas ravi, cela ressemblera à une conversation bidirectionnelle', déclare Grace Lee, cofondatrice de Gris oiseau . 'Cela leur donne également la possibilité de négocier de meilleurs prix ou une date plus souhaitable, si c'est quelque chose auquel vous êtes ouvert.'

Obtenez tout par écrit

Si vous rompez avec votre fournisseur via Zoom, Facetime ou un appel traditionnel, prenez des notes. Après avoir raccroché, assurez-vous de faire un suivi avec un e-mail récapitulant les conditions de résiliation du contrat dont vous avez discuté. Vous en avez donc un enregistrement horodaté. 'Ensuite, assurez-vous d'obtenir un avenant final indiquant la résiliation du contrat et la décharge de toute responsabilité des deux côtés', déclare Jamie Chang de Passeport pour la joie . «De cette façon, ce n'est pas seulement un accord verbal de séparation, mais un accord juridique.»

Il est tout aussi important de s’assurer que toutes les parties signent l’avenant au contrat, explique Greg Jenkins de Bravo Productions . «Il est essentiel que vous ayez un document que vous puissiez présenter si des mesures juridiques doivent être prises», dit-il.

Soyez honnête sur le problème

Tout comme les couples, les vendeurs font également face à une situation entièrement nouvelle et sans précédent, ce qui signifie qu'ils peuvent être plus flexibles en fonction de votre situation. Le client doit être franc et honnête, en expliquant la raison pour laquelle il ne peut pas travailler avec ce fournisseur. Que ce soit parce qu'ils n'ont plus de mariage à destination, que les dates ne fonctionnent pas, les finances ou quelque chose de complètement différent, il est essentiel de communiquer le problème principal. «Pour la plupart, les fournisseurs examinent chaque client et sa situation de manière unique. Après avoir eu une conversation honnête, le fournisseur sera en mesure de proposer des options possibles ou d'autres fournisseurs qu'il recommanderait », déclare Brittney Bartling, propriétaire de Événements BLB .

Si vous vous inquiétez de leur disponibilité ou de l'augmentation de leur prix pour votre nouvelle date, n'ayez pas peur de le dire car ils pourraient avoir une solution dont vous ignoriez même l'existence. 'Certains ont des associés qu'ils peuvent faire venir pour votre rendez-vous qui les rendraient disponibles ou moins chers', explique Jenna Culley de Événements Jenna Culley . 'Ils peuvent également avoir des relations avec d'autres fournisseurs qui ont un style ou un prix similaire auquel ils pourraient signer votre contrat.'

Mais si le problème reste leur disponibilité pour la nouvelle date que vous avez choisie, Karen Norian de Simplement enfui conseille aux couples d'être transparents sur les raisons pour lesquelles vous vous en tenez à cela plutôt que de changer la date pour garder ce fournisseur particulier. «Le plus souvent, les vendeurs comprennent que les couples choisissent leur date soit en fonction de la période de l'année qui convient le mieux aux horaires du couple et de leurs familles, soit en fonction de la disponibilité laissée à leur lieu», dit-elle. 'Le simple fait de faire savoir à votre fournisseur que vous avez apprécié tout le temps et les efforts qui ont conduit au report ou à l'annulation et que vous recommanderez son entreprise à toute autre personne de son entourage qui pourrait se marier peut contribuer grandement à faire de votre le fournisseur se sent valorisé et respecté. »

Soyez franc sur ce que vous voulez

En tant que couple, vous devez savoir clairement ce que vous recherchez avant de passer l’appel. S'agit-il d'un remboursement complet ou d'un crédit futur? Ou espérez-vous qu'ils envisagent de transférer votre contrat à un collègue?

«Si vous pouvez donner les détails, le fournisseur peut vous dire s'il est capable de répondre à vos attentes. Ne vous attendez pas à ce qu’ils connaissent vos besoins ou vos désirs », déclare Kim Leatherdale, LPC, ATR-BC, DCC, NCC , un coach et un conseiller qui travaille actuellement avec de nombreux couples essayant de naviguer dans les changements de plan de mariage. «Ils ne peuvent pas lire dans vos pensées, et aucun de vous ne souhaite que des hypothèses soient mises en œuvre.»

Être clair sur vos priorités en premier lieu aide également les fournisseurs à comprendre d'où vous venez. «Cela peut être très utile car ils s'efforcent de considérer toutes les possibilités. Vous constaterez peut-être que certains fournisseurs sont en mesure de fournir une flexibilité supplémentaire lorsqu'il s'agit de sélectionner une nouvelle date ou de changer différents aspects de la journée », déclare Christie Altendorf, organisatrice d'événements senior et responsable marketing chez Traiteur D'Amico .

N'ayez pas peur de négocier

Certains fournisseurs, tels que les organisateurs de mariages, peuvent ne pas être aussi disposés à émettre un remboursement car ils ont déjà passé de nombreuses heures à planifier votre mariage et à engager des dépenses, dit Kubin. Mais cela ne signifie pas qu'ils n'envisageront pas d'autres options si vous le demandez directement. «Si un fournisseur ne vous remboursera pas intégralement, essayez de trouver un remboursement partiel qui tienne compte des dépenses du fournisseur et des heures que le fournisseur a déjà travaillé pour vous», suggère-t-elle.

Donnez un ton sincère avec des critiques

Étant donné que les fournisseurs comptent sur les avis pour les nouvelles affaires, envisagez de proposer pendant la rupture de laisser un avis positif en ligne. «Faire quelque chose pour aider le fournisseur contribue grandement à convaincre le fournisseur de vous aider», déclare Marie Kubin, PDG de Louer mon mariage .

Mais si la conversation commence à aigrir, ne menacez pas rapidement une mauvaise critique. «Bien qu'il puisse sembler que cela devrait inciter le fournisseur à faire ce que vous voulez, c'est en fait le contraire», dit-elle. «Laisser un mauvais avis garantira à peu près que vous ne serez jamais remboursé. Pourquoi? Les mauvaises critiques nuisent aux moyens de subsistance d'un fournisseur, il n'est donc pas incité à prendre un autre coup en vous remboursant. Si vous n'obtenez pas de remboursement après quelques mois, laissez un avis sur votre expérience, mais n'utilisez pas un mauvais avis comme une arme pour forcer un remboursement. '

Respecter tous les contrats

Si le contrat d'un fournisseur stipule que son acompte, son acompte ou toute somme versée à ce jour n'est pas remboursable, n'intervenez pas dans la conversation en espérant être remboursé. Weinberg dit qu'il est préférable de ne même pas demander de remboursement, car il y a une raison pour laquelle vous avez signé ce contrat: il protège le fournisseur et son entreprise. «Personne n'envisageait que cela se produise, mais si chaque fournisseur devait rembourser tout l'argent qui lui a été payé s'il ne peut pas se produire à la nouvelle date du mariage, toute cette industrie s'effondrerait», dit-elle. «Les couples doivent savoir que les fournisseurs essaient de faire de leur mieux pour équilibrer les besoins de leurs clients avec leurs propres besoins en ce moment. Nous voulons tous être équitables et nous ne voulons pas doubler ou bousiller qui que ce soit. Mais nous voulons tous aussi rester en affaires quand tout sera terminé. »

Envisagez de demander un crédit

L'astuce consiste à vous assurer que vous et votre fournisseur ne manquerez pas de faire preuve de créativité avec la réaffectation, déclare Catherine Bachelier de CB StyleMaker. Pour la photographie, elle recommande de demander que la caution soit versée pour les cartes de Noël, la future séance de maternité ou un anniversaire marquant et la même tactique peut être utilisée pour d'autres fournisseurs.

«Parlez à votre ex-fleuriste pour créer des centres de table plus petits que vous pourrez récupérer la veille de votre mariage pour le dîner de répétition ou même votre cocktail pendant votre mariage», dit-elle. 'Si ce n'est pas possible, concluez un accord pour utiliser le dépôt pour les centres de table floraux tout au long de l'année, comme pour Thanksgiving, Noël et votre anniversaire.'

Gardez-les dans la boucle

Vous ne voulez pas prendre au dépourvu votre fournisseur en ne sachant pas qu’il y avait un problème suffisamment important pour que vous deviez emmener votre entreprise ailleurs. Et soyez clair avec eux au sujet de votre décision finale avant de vous engager dans un fournisseur de remplacement. «N'enchaînez pas le vendeur. Ne leur envoyez pas de communications insensées », déclare Leah Weinberg de Événements de couleur pop . «Bien sûr, ça va être une conversation inconfortable, peut-être même triste et émotionnellement lourde. Mais nous nous devons tous d'être honnêtes en ce moment.

Comme Jennifer DeBarros de Photographie Jennifer DeBarros a aidé les clients du COVID-19 à prendre les décisions finales, elle apprécie que chaque couple l'ait tenue au courant pendant tout le temps où ils ont traité leurs options. Cette transparence les aide en fin de compte à les préparer à la «rupture» car ils sont conscients que la nouvelle logistique et les nouvelles options ne fonctionnent pas. «Plutôt que d'oublier votre fournisseur lors de votre prise de décision, être en communication permet d'éviter le facteur choc de l'annulation de leurs services», dit-elle. «Laisser vos fournisseurs dans l’ignorance pendant votre processus de réflexion peut venir brusquement lorsque vous rompez et les laisser se demander s’ils auraient pu faire plus.»

Faites-le plus tôt que tard

De nombreux fournisseurs conviennent que la meilleure chose à faire dans cette situation est de communiquer immédiatement. «Les vendeurs comptent sur cet argent et cette date», déclare Katie Webb de Événements entrelacés .

En ayant la conversation dès que vous le pouvez, vous montrez votre appréciation pour le fournisseur et les efforts qu'il a déjà déployés pour vous jusqu'à présent, même si cela vous met mal à l'aise. «Le couple a juste besoin de déchirer le bandage, de la manière la plus agréable possible, bien sûr, pour qu'eux et le vendeur puissent commencer le processus», déclare Ian Black, directeur des ventes du groupe chez The Brazilian Court Hotel .

Gardez vos émotions en dehors

N'oubliez pas que vous parlez à un autre humain et malgré la frustration de la situation, votre fournisseur n'a pas créé COVID-19. «De nombreuses entreprises qui opèrent dans le secteur de l'événementiel sont de petites entreprises qui comptent sur chaque client pour garder leurs portes ouvertes», déclare Altendorf. «Il est important de se rappeler que nous sommes tous dans le même bateau.»

Bien que de nombreux vendeurs de mariage répondent aux demandes de leurs couples actuels sans frais supplémentaires, toutes les petites entreprises ne peuvent pas se le permettre. Juste parce que l'un de vos fournisseurs est et un autre ne l'est pas, ne le prenez pas comme une réflexion sur vous et ne laissez pas cela blesser vos sentiments. 'Ne le prenez pas personnellement, tout le monde a des besoins commerciaux différents', déclare Risa Weaver-Enion de Événements Risa James .

Si la conversation tourne vraiment mal, faites appel à un médiateur comme un planificateur ou un coordinateur. «Nous avons géré de nombreux ajournements maintenant et avons constaté qu'en supprimant l'émotion que ressentent manifestement les couples, un compromis peut facilement être fait», déclare Nina Beer de Occasion Queens . «Les émotions ont beaucoup à répondre pour le moment, mais ne sont pas toujours utiles!»

Être respectueux

«Comme toute rupture personnelle, la gentillesse et l'approche de la conversation avec un respect mutuel vont un long chemin», dit Jenkins. «Faites preuve de la même empathie que vous souhaiteriez si votre marié décide de rompre avec vous.»

Mais soyez également empathique à l'égard de ce que votre fournisseur vit: le chagrin imprévu de perdre les clients sur lesquels il compte pour sa stabilité financière. «Cette pandémie qui a frappé pendant l'une des périodes les plus occupées de l'industrie du mariage, une période où beaucoup d'entre nous comptaient pour faire la majeure partie de notre revenu annuel, a maintenant disparu en un instant», déclare Arnold. «Les dates qui étaient ouvertes pour des couples supplémentaires sont maintenant consommées par les couples déplacés par COVID-19, laissant les vendeurs avec le sentiment de perdre deux fois leurs revenus.

Gardez cela à l'esprit et essayez de les laisser tomber avec dignité au lieu d'un appel vague ou d'un e-mail d'annulation à froid. «Expliquez clairement que ce que vous faites est pour le bien du couple et non comme une punition envers le vendeur», dit Leatherdale. «Peu importe à quel point vous vous sentez en colère.»

Sois patient

Veuillez garder à l'esprit que les professionnels du mariage sont pour la plupart de petites entreprises et que tous les dépôts que vous avez payés ont probablement déjà été utilisés pour maintenir leurs entreprises (et leurs vies) à flot. «Il est très peu probable que vos fonds soient placés sur un compte, prêts à être retournés en un clin d'œil. Si votre fournisseur accepte de vous rembourser un montant, veuillez lui accorder un délai de grâce pour le faire », déclare Larissa Banting de Mariages Costa Rica . «S'ils proposent un plan de paiement, essayez de travailler avec eux. La plupart des entreprises sont confrontées à de sérieux problèmes de trésorerie et n'ont pas la capacité de rembourser pour le moment. »

Rappelez-vous pourquoi vous faites cela

Quelle que soit la façon dont la rupture se déroule, prenez un moment pour remettre les choses en perspective. «Etre bouleversé ne fait de vous aucun type de« zilla ». Cela vous rend humain», dit Altendorf. `` Une fois que vous avez pleinement embrassé chaque émotion, prenez une profonde respiration et quelques minutes pour vous rappeler pourquoi vous êtes dans cette position en premier lieu - vous êtes prêt à épouser l'amour de votre vie, et bien que ce virus puisse changer le quand, il ne peut pas toucher le pourquoi. Il est tout à fait acceptable que votre célébration devienne plus grande, plus petite ou tout simplement complètement différente en fonction de ce nouveau paysage, alors soyez enthousiasmés par ce qui va arriver. «Rien à ce sujet n'est juste ou agréable pour quiconque, mais un fait demeure: vous vous mariez», ajoute Altendorf. «Lorsque vous serez prêt, laissez la douleur et la frustration de ce changement majeur s’évanouir et attendez avec impatience les choses importantes qui vous attendent.»