Comment réserver un bloc hôtelier pour votre mariage

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Une partie cruciale d'une grande expérience de mariage pour tout invité est un endroit confortable et pratique pour se reposer la tête à la fin de la nuit. Si les clients ne savent pas où vous êtes attelé, ils voudront de l'aide pour savoir où loger. Et pendant que vous pouvait jouer à l'agent de voyages pour chaque participant, il existe un moyen plus simple: le bloc hôtelier.

Qu'est-ce qu'un bloc de chambre d'hôtel?

Un bloc hôtelier est un ensemble de chambres d'hôtel qui a été réservé pour un groupe ou un événement à un tarif convenu. Le plus petit bloc commence généralement à dix pièces.

En pré-négociant les tarifs dans un hôtel pré-choisi, vous gagnerez du temps à vos proches et de l'argent pendant qu'ils assistent à votre mariage et assurez-vous qu'ils seront entourés d'autres participants afin que les bons moments puissent se prolonger avant et après la réception. Bien que vous souhaitiez certainement coordonner un bloc hôtelier si un grand nombre de clients vient de l'extérieur de la ville ou si vous prévoyez un Marriage de destination , c'est également une bonne idée même si la plupart des clients sont locaux.

«Aujourd'hui, tout le monde cherche à approfondir ses expériences», déclare Victoria Ayers de Cescaphe Event Group. «Parfois, les gens veulent passer la nuit et faire du week-end de mariage une escapade prolongée.»

Rencontrez l'expert

Victoria Ayers est la directrice des services à la clientèle de Philadelphie. Groupe d'événements Cescaphe . Victoria et son équipe aident les couples à naviguer dans le processus de planification de mariage et à réserver plus de 800 blocs de chambres par an au nom de leurs couples.

Prêt à commencer à coordonner un bloc hôtelier pour votre mariage? Lisez la suite pour tout ce que vous devez savoir, y compris comment obtenir les meilleurs tarifs et des conseils pour noter les mises à niveau.

Comment réserver un bloc de chambre d'hôtel

1. Déterminez le nombre de pièces dont vous aurez besoin.

Cela dépend de votre liste d'invités. «Déterminez combien de personnes venant de l'extérieur de la ville vont y assister», dit Ayers. 'Si 50% de votre liste d'invités voyagent, essayez de faire correspondre ce pourcentage.' Comme la plupart des clients voyagent en couple ou couchent avec des amis, vous souhaiterez environ la moitié du nombre de chambres pour le nombre total de personnes qui en auront besoin, plus un peu de tampon. Par exemple: si vous avez une liste d'invités de 200 personnes avec 50 à 60 pour cent des invités qui voyagent pour la célébration, vous souhaiterez accueillir environ 120 invités.Cela équivaut à 60 chambres, mais ne vous inquiétez pas que ce soit parfait. «Si tout le monde n’a pas besoin d’une pièce, la noce ou d’autres amis et famille se rempliront», ajoute Ayers.

2. Déterminez le nombre de blocs dont vous aurez besoin.

Une fois que vous connaissez votre numéro de chambre, vous pouvez déterminer le nombre de blocs à réserver. La taille des blocs varie d'un hôtel à l'autre, mais ils comprennent généralement entre 10 et 30 chambres, les grands hôtels proposant des blocs plus grands. Selon Ayers, les blocs dans des chaînes d'entreprises telles que Marriott et Hilton ne dépassent généralement pas 25, et elle voit rarement quelque chose au-dessus de 30, sauf s'il s'agit d'une propriété privée.

3. Magasinez pour les meilleurs tarifs.

Ayers recommande d'appeler 3 à 5 hôtels de la région pour déterminer les tarifs les plus bas. «Vous serez surpris de voir à quel point ils peuvent varier», dit-elle. 'La taille de l'hôtel, s'ils ont déjà des groupes réservés pour votre date, convention ou événement majeur… tout cela peut avoir un impact sur le prix de la chambre.'

Assurez-vous de noter quand un taux indiqué expire. «Un hôtel ne garantit généralement un tarif que pour environ deux semaines», déclare Ayers. Après cela, il y a de fortes chances que cela augmente.

4. Soyez clair sur votre accord.

Allez avec un bloc de courtoisie autant que possible. «Un bloc de courtoisie est exactement ce que cela signifie», dit Ayers. 'Une courtoisie que l'hôtel vous offre.' Avec un bloc de courtoisie, vous ne serez pas responsable financièrement des chambres de votre bloc qui ne se remplissent pas. Après une certaine date limite, l'hôtel libèrera les chambres invendues du bloc et les mettra à la disposition d'autres clients. Si vous demandez à réserver un certain nombre de chambres bien au-dessus de la taille de bloc allouée à l'hôtel (par exemple, 50 lorsque la taille de bloc standard est de 25), l'hôtel peut demander à approuver un taux d'attrition.Dans ce cas, vous volonté être financièrement responsable de toutes les chambres jusqu'à un certain pourcentage de ce bloc plus grand qui ne se remplit pas.

Les taux d'attrition varient, mais, par Ayers, ils tournent généralement autour de 80%. Pour un bloc demandé de 50 chambres, cela signifierait que votre groupe devrait en remplir 40. Si votre groupe n'en remplit que 35, vous, en tant que créateur du bloc, devrez payer les cinq chambres restantes. Les blocs de courtoisie ne nécessitent généralement pas de contrat ferme, mais un hôtel peut opter pour un contrat ou supprimer vos informations de paiement si un taux d'attrition est impliqué.

5. Faites passer le mot.

Une fois que vous aurez sécurisé votre bloc hôtelier, vous souhaiterez ajouter les informations sur le site Web de votre mariage. Si vous envoyez suites d'invitation papier , vous pouvez également inclure les détails sur une insertion de carte d'hébergement. Voici une façon de formuler l'annonce:

Pour votre commodité, un bloc de chambres a été réservé à [NOM DE L'HÔTEL]. Veuillez utiliser le lien suivant pour réserver votre chambre en ligne. Vous pouvez également appeler l'hôtel directement au [NUMÉRO DE TÉLÉPHONE]. Veuillez indiquer le mariage de [LAST NAME] et assurez-vous de réserver votre chambre avant le [DATE CUTOFF] afin de bénéficier du tarif réduit.

Un bloc hôtelier ouvre généralement un an avant et ferme environ 30 jours avant la date de votre mariage.

Conseils pour réserver un bloc de chambre d'hôtel

Réservez le plus tôt possible.

Comme dans, dès que vous avez verrouillé le lieu et la date de votre mariage. Non seulement cela garantira les tarifs les plus bas possibles pour vos invités, mais cela leur permettra également de planifier leur voyage dès qu'ils recevront leur Save-the-Dates.

Soyez stratégique sur l'emplacement.

Bien que vos blocs d’hôtel soient à proximité de votre lieu de résidence (dans une ville, entre 15 et 20 minutes de l’endroit où vous vous mariez est idéal), il est en fait plus important qu’ils soient proches les uns des autres. «De cette façon, si vous organisez un brunch ou une after-party, il est facile pour les gens de se rendre sur place», dit Ayers. «Ou, si vous offrez le transport pour le mariage, le [bus ou le tramway] n'a qu'à faire un arrêt où les gens peuvent se rencontrer. Cela fait gagner du temps à long terme. »

Négociez les meilleurs tarifs.

«Si vous choisissez entre deux blocs d’hôtel, soyez ouvert avec le vendeur», déclare Ayers. «Demandez-leur s'ils peuvent ajouter des chambres au bloc ou baisser le tarif. Ce n'est pas garanti, mais cela vaut vraiment la peine de vous demander si vous avez du mal à décider. ' D'après l'expérience d'Ayer, il peut y avoir une marge de manœuvre entre 10 $ et 30 $ sur les tarifs, et la flexibilité de jusqu'à cinq chambres supplémentaires par bloc.

Vous devez également vous renseigner sur les offres pour vous et votre conjoint (certains hôtels proposeront une chambre de couple le jour de leur nuit de noces dans le cadre de l'incitation forfaitaire) ainsi que des tarifs réduits pour les événements auxiliaires organisés à l'hôtel avant et après la célébration principale. «Si vous réservez un brunch au moment où vous réservez le bloc, vous pouvez demander une réduction de 10% à la réservation», propose Ayers à titre d'exemple.

Connaissez les mots magiques pour les avantages.

Lorsqu'un hôtel vous répondra avec ses tarifs, demandez-lui s'il propose «des concessions spéciales en fonction de la prise en charge».

«Un hôtel saura ce que vous entendez par là», dit Ayers, qui explique que les «concessions» sont des avantages spéciaux accordés à un couple pour avoir atteint un pourcentage de chambres réservées (le «ramassage») dans leur bloc. Le ramassage est généralement élevé - environ 90% - et les avantages peuvent varier. Ce que Ayers voit souvent, c'est une suite surclassée pour les deux ensembles de parents du couple, ou la possibilité de réserver une suite à un tarif standard.

Si vous êtes prêt à devenir un peu astucieux et que vous êtes sûr du nombre de salles que votre groupe réservera, les concessions de ramassage peuvent également être une autre raison d'opter pour plus d'un pâté de maisons. Si vous savez que vous réserverez 90% de votre bloc dans chaque hôtel, vous pouvez étendre ces avantages à davantage de personnalités du mariage, comme les grands-parents ou les membres de la noce.

Étiquette du bloc de chambre d'hôtel

Quelle devrait être la différence de prix pour mes blocs hôteliers?

Si vous prévoyez de réserver plus d'un bloc, c'est une bonne idée de tenir compte de tous les budgets. Alors que certains participants pourraient être ravis de faire des folies dans une propriété de charme 5 étoiles, d'autres pourraient avoir besoin de quelque chose de plus économique. Lors du choix de vos blocs, vous souhaiterez une différence de prix d'au moins 40 à 50 USD, en particulier si votre hôtel le plus cher coûte plus de 200 USD par nuit.

Qui paie les chambres d'hôtel?

«Celui qui réserve la chambre doit payer pour la chambre», dit Ayers. Cela signifie que ce n’est pas la responsabilité du couple ou de l’hôte du mariage de couvrir l’hébergement des invités.

Quelle est la meilleure façon de distribuer des sacs de bienvenue?

Il existe deux façons courantes de remettre des sacs de bienvenue à vos invités:

1. Demandez à l'agent de la réception de remettre les sacs directement à vos invités lors de l'enregistrement. Il s'agit généralement d'un service gratuit.
2. Faites livrer les sacs directement dans les chambres de vos invités. C'est une façon plus luxueuse de les présenter, sans aucun doute, mais cela a généralement un coût - par Ayers, des frais de 3 $ à 8 $ par chambre.

Vous pouvez appeler un hôtel à tout moment avant le mariage pour revoir et / ou mettre à jour votre liste de chambres. Les clients peuvent avoir réservé en utilisant des points de carte de crédit ou un site Web tiers au lieu de directement avec votre bloc, ils peuvent donc ne pas être sur la liste pour recevoir un sac de bienvenue.