Comment gérer les annulations de dernière minute des vendeurs de mariage

Nous espérons tous le meilleur pour notre mariage, mais la vie peut nous en empêcher. Les urgences arrivent , parfois à la dernière minute, et un vendeur de mariage peut avoir à se retirer de votre célébration.

Bien que cela puisse sembler un total catastrophe , ce n'est pas obligé ! Si les dispositions de sauvegarde sont discutées à l'avance et que les conditions sont clairement énoncées dans votre contrat de mariage , vous vous retrouverez dans n'importe quelle situation inattendue avec un plan déjà en place. Lisez la suite pour tout ce que vous devez savoir sur la façon de gérer une annulation de fournisseur de dernière minute, y compris des conseils d'experts sur la façon de vous protéger dans un contrat, des conseils pour trouver des remplaçants de dernière minute et quand vous avez droit à un remboursement. .

Rencontrez l'expert

• Nicholas Sandercock est un avocat agréé avec Gross McGinley LLP à Allentown, Pennsylvanie. Il a lancé la société pratique du droit du mariage , qui fournit des services de droit des contrats aux couples et aux vendeurs.

• Regina D. Brooks est propriétaire et productrice principale d'événements avec Régine Danielle Events . Basée à Chicago, elle est également titulaire d'un J.D. de la Howard University School of Law.

• Jessica Manns est la propriétaire et la principale photographe de Jess Manns Photographie . Elle est basée dans le nord-est de la Pennsylvanie.

Comment se protéger à l'avance

Discuter d'un plan de sauvegarde

Alors que personne n'aime penser à les pires scénarios , il est important d'en discuter dès le début, idéalement lors de votre consultation initiale avec chaque fournisseur. Demandez ce qui se passerait s'ils devaient se retirer de la journée, combien de préavis ils fourniraient, si et comment ils obtiendraient des services de remplacement, et les circonstances dans lesquelles ils rembourseraient tout ou partie de vos paiements.

'Renseignez-vous à ce sujet avant de signer un contrat », explique la planificatrice d'événements Regina D. Brooks. 'Il est important que les couples sachent ce qui se passerait, par exemple, si un vendeur contractait le COVID.' Pour sa part, Brooks inclut une clause dans son contrat nommant spécifiquement deux options pour les planificateurs suppléants en cas de besoin, et elle stipule également les conditions qui pourraient constituer la nécessité d'un remplacement d'urgence. Cela, note-t-elle, a été particulièrement important en matière de planification familiale, et elle inclut la grossesse dans cette section.

Quel que soit le plan de sauvegarde, assurez-vous que les termes sont clairement énoncés, avec le plus de détails possible, dans votre contrat. De cette façon, il n'y aura aucune question sur ce qui se passera en cas d'annulation de dernière minute.

Sachez que vous pouvez négocier

Même si votre fournisseur présente un plan de sauvegarde, vous n'êtes pas obligé de l'accepter tel quel. Pas un fan de leur alternative suggérée? Demander plus d'options ou demander l'option de rejeter leur choix de substitution si le besoin s'en fait sentir. Vous avez l'impression qu'ils ne font pas assez pour s'assurer que vous êtes pris en charge en cas d'annulation ? Demandez un remboursement plus important. Dans la majorité des transactions commerciales, les contrats sont un processus de va-et-vient, et les termes ne sont pas contraignants tant que les deux parties n'ont pas signé sur la ligne pointillée.

Consulter un avocat des contrats

Pendant que votre planificateur de mariage peut porter plusieurs chapeaux, s'il n'est pas également un professionnel du droit, il ne peut légalement vous conseiller sur les termes d'un contrat de mariage. Si vous rencontrez des difficultés pour analyser le langage ou si vous pensez que les termes ne sont pas justes, consultez un avocat spécialisé dans les contrats, idéalement quelqu'un d'une entreprise ayant à la fois des branches transactionnelles et contentieuses. (Cela signifie qu'ils pourront non seulement vous aider à rédiger des révisions du contrat, mais ils pourront également défendre les termes devant les tribunaux.)

'Mes clients voient souvent un contrat comme protégeant un fournisseur ou un lieu, mais en réalité, il devrait également les protéger', déclare l'avocat Nicholas Sandercock.

Le droit des contrats varie selon les États, et ce qui peut être confirmé par un tribunal de Californie ne sera pas nécessairement considéré comme valide par un tribunal de Pennsylvanie. Pour cette raison, Sandercock suggère de consulter un avocat interdit dans l'État où votre mariage aura lieu, car c'est probablement là qu'un procès découlant de l'événement devrait être réglé.

Éléments à garder à l'esprit lors de la signature d'un contrat de fournisseur

En ce qui concerne les annulations de dernière minute, il y a trois clauses principales à rechercher :

Clause de substitution

C'est probablement là que les détails du plan de sauvegarde de votre fournisseur, également appelés services de substitution, seront répertoriés. Cela dit, cela peut également donner à votre fournisseur la possibilité de changer les choses concernant votre événement, alors lisez attentivement. 'Quel pouvoir le vendeur ou le lieu a-t-il pour remplacer la nourriture, le divertissement, ou même pour remplacer la date ou l'installation elle-même ?' prévient Sandercock. 'J'ai eu des clients qui se sont présentés à leur lieu parce qu'on leur a dit que leur mariage allait se poursuivre, seulement pour y arriver et découvrir que les portes sont en fait verrouillées, et qu'il y a une tente installée à côté.'

Plus le libellé d'une clause de substitution peut être précis, mieux c'est. 'Si ce n'est pas là, demandez que quelque chose soit mis en place', poursuit Sandercock. Si les éléments de menu demandés ne sont pas disponibles, quelle est la procédure de sélection des nouveaux éléments de menu ? Si le DJ back-up est plus cher que le DJ original, qui couvrira la différence ? Ce sont les types de questions qui méritent des réponses définies.

Force Majeure Clause 

Autrement connue sous le nom de clause « cas de force majeure », cette clause dispense les parties contractantes d'exécuter leurs obligations contractuelles si elles en sont empêchées en raison d'un événement de type plus grand que nature et indépendant de leur volonté. Avant le COVID, cela signifiait le plus souvent des ouragans, des tornades ou d'autres catastrophes naturelles, mais de nombreux professionnels du mariage mettent maintenant à jour le langage de cette section pour inclure spécifiquement les pandémies et les mandats gouvernementaux résultant des pandémies. Raison : certains États suivent des interprétations très strictes de cette clause. Si le type spécifique d '«acte de Dieu» n'est pas répertorié - et, avant 2020, une pandémie l'était rarement - il pourrait ne pas être retenu comme une raison valable pour une annulation devant un tribunal.

Clause par défaut

Cette section, qui peut également s'intituler Dispositions en cas de défaut, Résolution des litiges ou Résolution des lieux, définit les conditions de ce à quoi ressemblerait un défaut ou un défaut de fournir des services. 'Si un vendeur ne fait pas X, Y et Z, cela constitue un défaut, et ce sont les recours auxquels le couple aura droit', déclare Sandercock. (C'est probablement là que vous trouverez des informations sur les remboursements et les remboursements.)

Cette section indiquerait également quelle loi est applicable au contrat, et comme Sandercock poursuit en l'expliquant, 'où les différends devraient être portés, et s'il s'agit d'un certain circuit judiciaire ou d'un cadre de type arbitrage'. En termes simples : vous consulterez cette section pour voir où vous pourriez géographiquement intenter une action en justice contre le vendeur, et si vous deviez d'abord tenter de remédier à la situation en privé, ou si vous pouviez aller directement au tribunal. Si un emplacement n'est pas répertorié, il s'agit généralement de l'État où se trouve l'entreprise du fournisseur.

Que faire lorsqu'un vendeur de mariage annule à la dernière minute

Avoir de la compassion et pratiquer la confiance

'Il est important que les couples reconnaissent la différence entre les petites entreprises et les grandes entreprises', explique la photographe Jessica Manns. Bien que ses services soient souvent plus personnels, explique-t-elle, cela signifie également qu'elle peut avoir moins de ressources à sa disposition lors d'une urgence de dernière minute. La bonne nouvelle : quelle que soit la taille de son entreprise, rien n'est plus important pour un vendeur de mariage que sa réputation. S'ils veulent protéger cela, ils veilleront à ce que vous soyez également protégé, même lorsque les circonstances ne sont pas idéales.

'Lors d'un mariage au printemps, je suis tombé dans une volée de marches en béton. J'ai eu une fracture capillaire à un tibia, une entorse à la cheville à l'autre jambe, une entorse au poignet et un coccyx contusionné », explique Mann. « Pour le mariage du week-end suivant, je n'ai pas pu y aller car je ne pouvais pas marcher. Conformément à mon contrat, mon deuxième photographe prévu '- qui, selon Manns, doit être un photographe de mariage à plein temps -' est devenu le chef de file et l'un de mes autres amis photographes est intervenu en tant que nouveau deuxième photographe. Si jamais je ne parvenais pas à trouver un autre deuxième photographe en raison d'une urgence de dernière minute, le couple serait remboursé pour les frais du deuxième photographe, mais la bonne nouvelle est qu'ils ont toujours un photographe qualifié pour couvrir leur journée.

Consultez vos autres fournisseurs

Travailler avec un organisateur de mariage ? Ils veilleront à trouver un remplaçant. « Je ne voudrais jamais que mes clients sélectionnent un fournisseur par peur ou par désespoir », déclare Brooks. 'En tant que planificateur, je suis un peu plus éloigné émotionnellement, ce qui aide à assurer un bon ajustement.'

Si un planificateur n'est pas sur la photo, Brooks suggère de contacter un fournisseur avec des styles similaires, peut-être même quelqu'un que vous avez pris en compte lors de votre recherche initiale. 'S'ils ne sont pas disponibles, ils auront probablement des recommandations', dit-elle.

Vous pouvez également puiser dans le reste de l'équipe travaillant sur votre mariage. Un coiffeur connaîtra les maquilleurs, une société de location connaîtra bien les fleuristes et vidéastes chevauchera un réseau de photographes . Explorer d'abord leurs suggestions aidera à s'assurer que tout remplaçant s'intègre bien à l'équipe existante.

Sachez que vous pouvez renoncer complètement à certaines choses

Alors qu'un mariage ne ressemblera pas à un mariage sans le traiteur ou bande , le spectacle peut toujours continuer sans autres services réservés. 'Tous les fournisseurs sont importants', explique Brooks, 'mais pour certains de ceux qui ne sont pas nécessaires pour la journée, comme un photomaton ou collation de fin de soirée , vos invités ne sauront jamais qu'ils ne se sont pas produits.

Ajuster les délais au besoin

Alors que le monde continue de chevaucher un vague de mariage post-pandémique , l'un des problèmes récurrents auxquels les événements sont désormais confrontés est le manque de personnel, notamment dans la restauration et la mise en place. 'Dans ces cas, il est important que le site accorde plus de temps pour le chargement et la grève', explique Brooks. 'Si quelque chose prend une heure avec huit personnes, il vous en faudra deux fois plus avec seulement quatre.'

S'il est confronté à une pénurie de personnel d'attente, Brooks modifiera également le déroulement de l'événement principal. «Nous pouvons faire des stations à l'heure de l'apéritif, ce qui permettra à une partie du personnel qui était censé être sur le sol de passer les plateaux d'être à l'arrière pour aider au repas principal, ce qui est probablement plus important pour le client. Je vais probablement aussi devoir prolonger mon temps pour le dîner, et je pourrais ajuster mon calendrier avec des discours et des danses entre les plats afin que les invités ne sentent pas l'air mort.

Puis-je récupérer mon argent ?

Cela dépend en grande partie des conditions énoncées dans votre contrat, mais pas seulement des conditions énoncées dans votre contrat. Bien que certains fournisseurs exigent des dépôts non remboursables, c'est en grande partie pour les protéger en cas d'annulation par un client. Si ce sont eux qui annulent sur un client, le vendeur peut également choisir de restituer l'acompte. Ou, si un photographe trouve un substitut qui facture 2 000 $ de plus, il peut choisir de couvrir ces 2 000 $.

Les termes d'un contrat de fournisseur, surtout s'il s'agit de termes particulièrement punitifs, peuvent également ne pas tenir devant un tribunal. 'Ce n'est pas parce que quelque chose est dans un contrat qu'il est exécutoire en vertu de la loi de Pennsylvanie', déclare Sandercock à propos de son pays d'origine. « La loi de Pennsylvanie, par exemple, n'autorise pas une politique d'annulation qui punit quelqu'un pour avoir annulé. Quelque chose qui dit 'si vous annulez, peu importe quand vous annulez, il y a une pénalité de 10 000 $', ne serait généralement pas une disposition d'annulation exécutoire.