Besoin de reporter (ou d'annuler) votre mariage? Voici comment faire

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Pendant que votre mariage est avant tout ton mariage, un report ou une annulation de mariage signifie un changement de très nombreux projets - pour de très nombreuses personnes, y compris la famille, les invités et vendeurs . Pour cette raison, il est important d'aborder le report ou l'annulation de votre mariage avec cet état d'esprit, en particulier en temps de crise, comme maintenant avec coronavirus , ou COVID-19.

Pour vous aider à naviguer dans des eaux inexplorées, nous avons fait appel à un certain nombre d'experts en mariage et d'amis de l'industrie - y compris des planificateurs, un papetier et un photographe - pour expliquer ce que signifie reporter ou annuler un mariage, et comment naviguer dans le processus , et dans ce cas, crise, comme un pro.

Rencontrez l'expert

• Jove Meyer est le fondateur et directeur de Événements Young Meyer a New York. Il planifie des mariages depuis 2008.
• Aleah Valley est le co-fondateur de Événements Valley & Company à Seattle. Elle et son mari, Nick, organisent des mariages depuis 17 ans. En 2018, ils ont publié leur premier livre, Mariages historiques: une inspiration pour une célébration intemporelle qui vous ressemble parfaitement .
• Laurken Kendall est un photographe basé dans l'État de Washington.
• Brooke Keegan est la fondatrice de Événements spéciaux de Brooke Keegan . Elle est basée à Newport Beach, en Californie, et organise des mariages depuis 15 ans.

Et même si toutes les personnes à qui nous avons parlé ont convenu que la logistique dépendra de votre situation particulière, à savoir avec qui vous travaillez et à quel point vous vous trouvez, elles partagent toutes le même sentiment, et il ne faut pas oublier Pourquoi vous faites ça. Au-delà des invitations calligraphiées, des fleurs et des détails soigneusement sélectionnés, vous chose se marier (et planifier un mariage!) parce que vous vouliez épouser votre partenaire entouré des personnes que vous aimez le plus.

Lorsqu'on lui a demandé de partager ses meilleurs conseils avec vous, le planificateur Jove Meyer de Événements Young Meyer dit ceci: 'Vérifiez votre Assurance , dirigez avec votre cœur - et remettez, remettez, remettez à plus tard! Car, à la fin de la journée, toutes les parties impliquées (vos proches, vos vendeurs de mariage, nos rédacteurs en chef) veulent vous voir dire «oui» que ce soit dans deux ou 12 mois.

Alors, pendant que vous planifiez, essayez de garder un œil sur l'objectif final, en essayant de ne pas vous mêler du drame de tout cela. 'Je pense qu'il est probablement préférable de garder vos défis de report professionnels entre vos fournisseurs et votre famille - les médias sociaux ne sont pas toujours le meilleur endroit où aller dans une période comme celle-ci', dit-il. «Utilisez l'énergie dont vous disposez pour rester calme, vous détendre et résoudre des problèmes. En gros, utilisez votre énergie à bon escient. Et quand le grand jour arrive, 'Célébrez que vous avez toujours votre fête et que tout le monde a déplacé des montagnes pour y arriver!'

Ci-dessous, un guide étape par étape sur la façon de gérer le stress du report d'un mariage et comment replanifier la célébration tu veulent, quand et où que ce soit.

Rester informé

«Nous nous rendons compte que cette situation est accablante et qu’elle change chaque jour», déclare Aleah Valley de Événements Valley & Company . 'Pour les couples qui n'ont pas de planificateur, restez au courant des actualités fiables - ne vous laissez pas submerger par chaque site d'actualités!' Ses autres conseils?

• Gardez votre calme et votre équilibre.
• Employez vos amis et votre famille pour faire de même.
• Suivez les pages du CDC et du gouvernement local.

Vérifiez auprès de votre assurance

Si vous avez une assurance, Meyer dit que votre premier appel devrait être à votre compagnie d'assurance pour explorer ce que votre police couvre et ce que cela signifie pour vos relations avec les fournisseurs. «Tous les couples devraient vérifier et voir ce qu'il couvre avant de contacter les fournisseurs», explique Meyer. `` Malheureusement, cela ne couvrira pas entièrement le coronavirus, mais cela pourrait couvrir la différence de coûts des fournisseurs. '' Cela dit, si vous n'avez pas d'assurance - «Tous les couples devraient avoir une assurance», conseille Meyer - il dit de ne pas vous en vouloir.'Si vous ne l’avez pas, c’est comme essayer de souscrire une assurance au milieu d’un ouragan, ne vous en faites pas, mais prenez-la pour le nouveau rendez-vous!'

Consulter un professionnel

Si vous êtes obligé (ou envisagez) de changer de date avec les informations à portée de main, votre prochaine étape devrait être de parler à une caisse de résonance non partisane, où vous pouvez demander: Où et à quoi cela ressemblera-t-il? Si vous avez un planificateur, c'est la première personne à qui vous devriez parler de la possibilité d'un report. «Parlez à un professionnel avant de prendre cette décision - vous êtes émotif et c’est une décision émotionnelle», dit-il. Si vous n’avez pas de planificateur, parlez-en à votre lieu ou à votre traiteur. «Vous avez besoin d'une caisse de résonance pour vous aider à traiter et à partager vos commentaires et vos idées», dit-il.

Comprendre les finances

Tout changement de plan présente un potentiel frais , y compris les pertes sur les frais prépayés comme les acomptes - et les paiements finaux, selon le moment du mariage - et les biens et services non remboursables (nous en parlerons plus tard). Pour vous aider à comprendre le fardeau financier du report (ou de l'annulation) d'un mariage, envisagez de prendre les mesures suivantes.

Lisez les petits caractères: 'La première chose à faire est de tout relire contrats vous avez avec des vendeurs », dit le photographe Laurken Kendall . «Quelle est la politique d'annulation du vendeur? Et voir s'ils ont manqué quelque chose qui vous permet de recevoir l'argent que vous avez remboursé en dehors de ce qui est remboursable? » De nombreux vendeurs ont des clauses `` acte de Dieu '' (ou force majeure) dans leur contrats , comme le fait Kendall, mais ce que couvre exactement cette clause - dans le cas du coronavirus, par exemple - dépend vraiment du libellé du contrat.Donc, si vous avez des questions, demandez à un avocat. «Dans mon contrat, il est dit que si je ne peux pas y assister pour quelque raison que ce soit, y compris un« acte de Dieu », ils ne recevront aucun argent qu'ils ont déjà payé», explique Kendall.

Prévoyez des coûts supplémentaires: Alors que Kendall et Meyer disent que les fournisseurs font de leur mieux pour travailler avec les couples qui changent leurs plans en raison du coronavirus, il n'est pas toujours possible de le faire au même coût. «Tous nos frais changent en fonction de la saison - pensez à votre budget de cette façon», explique Meyer. «Les vendeurs auront probablement des frais de change basés sur l'étendue du travail, qu'ils soient horaires ou contractuels - et à partir de leur PDV, le planificateur avait les ressources, le personnel embauché, a tenu la date et peut-être refusé d'autres dates pour votre mariage. ' Maintenant, si vous passez à un autre trimestre ou une autre année, il dit que le paiement ne peut pas vraiment être le même.«Soyez conscient du temps et du travail supplémentaires lorsque vous effectuez ce changement», dit-il. 'Je suis sûr que vos fournisseurs sont heureux de le faire, mais ils devraient être rémunérés d'une manière ou d'une autre en fonction du changement ou des changements.'

Faites savoir aux clients

Dans le cas du coronavirus, ou COVID-19, les planificateurs suggèrent d'informer les invités dès que vous avez officiellement décidé de changer votre date. 'Si vous êtes dans cette fenêtre, maintenant à la mi-mai, vous allez devoir reporter', dit Valley. Meyer suggère de le faire par e-mail, bien qu'il dise qu'un appel téléphonique est, techniquement, bonne étiquette. «C'est trop d'étiquette de téléphone! Envoyez simplement un e-mail, un SMS ou communiquez comme vous avez communiqué pour obtenir des adresses en premier lieu », conseille-t-il. «Faites-leur savoir que le mariage a été reporté, date à déterminer.Idéalement, vous auriez une nouvelle date, mais cela peut prendre une semaine ou deux pour fixer une nouvelle date et c'est deux semaines qu'ils sont dans le noir, voyagent, louent une robe, et cetera. Valley réitère ce point. «Gardez votre sang-froid et dites que vous comprenez ce qui se passe et que vous êtes ravi de vous retrouver quand vous pourrez en profiter encore plus», dit-elle.

Parlez à votre lieu

La prochaine étape consiste à parler à votre lieu, en demandant d'abord trois ou quatre dates ouvertes. «Essayez de trouver une date dans un proche avenir», recommande Valley. `` Si la prochaine disponibilité est en 2021, pensez à leur demander s'ils ont une propriété sœur qui pourrait accueillir votre mariage. ''

Même ainsi, Brooke Keegan de Événements spéciaux de Brooke Keegan dit qu'il est également important de garder l'esprit ouvert lors de l'examen des dates disponibles. «Je pense qu'il y aura une tendance à se marier les mercredis, jeudis et lundis, ce qui sera difficile pour les invités.»

Discuter avec les fournisseurs embauchés

Une fois que vous avez parlé avec votre planificateur et lieu sur les dates reportées et comprenez vos contrats avec les fournisseurs et les clauses de report (c'est-à-dire que vous comprenez ce que vous avez déjà signé et accepté), contactez les fournisseurs que vous avez embauchés pour la modification de la réservation. «Les vendeurs veulent que vous fassiez le mariage de vos rêves, mais ils doivent également se rappeler que ce sont de petites entreprises qui fonctionnent sur la survie», dit Meyer.

Prendre en charge: Kendall recommande d'être proactif, surtout maintenant à une époque telle qu'une crise généralisée. «Envoyez un e-mail en masse à vos fournisseurs, avec les dates auxquelles vous pouvez faire fonctionner», dit-elle. «Plus tôt vous pouvez faire cela, mieux c'est - surtout si vous organisez un mariage dans un état d'épidémie ou international. Il est difficile de prendre une décision, mais vous devez tenir compte de la santé des gens et de vos relations avec les invités que vous avez demandé à célébrer avec vous. Cela dit, Valley recommande de diviser la sensibilisation en deux vagues: tout d'abord, parlez à vos principaux services: votre photographe, vidéaste, fleuriste, groupe et traiteur.Ensuite, contactez des fournisseurs capables de faire plus d'un mariage en un week-end (p. Ex. Pâtissier, sociétés de location, concepteur de papeterie, et cetera).

Renseignez-vous sur la disponibilité: Lorsqu'il discute d'un report avec les fournisseurs, Meyer met en garde: 'N'approchez pas le fournisseur pour passer et obtenir un remise ! ' Avec un report, il dit qu'en fonction de la raison - ainsi que du fournisseur, de l'économie et de leur entreprise - les fournisseurs feront de leur mieux pour tout déplacer à un coût minime. De toute évidence, ce faisant, il est plus facile de retenir autant que possible les fournisseurs que vous avez déjà réservés. Lors de la communication, Meyer recommande d'être court, doux et sincère.«Nous sommes tous des humains et avons des expériences dans la vie», dit-il. «Si vous parlez au cœur des gens, c’est la meilleure façon de continuer les relations. Tout est question de perspective! »

Être compréhensif: 'Soit conscient que vendeurs peut être réservé ou indisponible », dit-il. `` Les dépôts ne sont pas remboursables et, si un fournisseur n'est pas disponible, vous devez comprendre qu'il n'a pas décider de ne pas faire votre mariage. Même si votre fournisseur d'origine n'est pas disponible à la nouvelle date, il fera des recommandations à 100%. «Vous les avez embauchés pour une raison, vous leur faites confiance et vous aimez leur travail et leur personnalité», dit Meyer. «Ils peuvent envoyer une équipe B… et s’ils ne peuvent pas du tout s’adapter, ils recommanderont un autre vendeur ou un ami.Nous sommes une communauté soudée et lorsque les circonstances se présentent, nous sommes là pour vous aider et faire en sorte que cela fonctionne malgré tout. Nous sommes à la hauteur, nous nous soutenons les uns les autres et laissons la concurrence à la porte.

Même ainsi, Meyer dit qu'il est important de se rappeler que les vendeurs sont aussi des personnes et des propriétaires de petites entreprises ayant leurs propres intérêts. «Soyez compréhensif pour les fournisseurs qui ne sont pas en mesure de reprogrammer», dit-il. «Comprenez-les comme ils vous ont compris. Valley est d'accord avec cette approche. «En 17 ans d'activité, nous avons vu des incendies de forêt, de la fumée, des tremblements de terre ... des choses se passent», dit-elle. «Nous savons que la meilleure approche consiste à être équilibré, et lorsque vous vous adressez à un fournisseur, soyez le même - calme, cool, recueilli.Tout le monde est là pour vous aider.

Tenez compte des coûts supplémentaires: «Vous risquez de perdre ici financièrement si tout le monde n’a pas les mêmes dates disponibles», déclare Stefanie Cove de Stefanie Cove & Co. à Los Angeles. «Soyez prêt pour cela et rappelez-vous que c'est une période difficile pour toutes les personnes impliquées.

Alors, pourquoi les coûts supplémentaires? `` Pour certains, c'est le temps, le produit - et une partie de ce produit est périssable, des fleurs, de la nourriture achetée, du personnel / embauché et payé, vous devez donc être ouvert à la perte ou au coût supplémentaire dans un report et, bien sûr, une annulation », Dit Meyer. Par exemple, Keegan dit que les commandes de fleurs sont généralement finalisées deux semaines avant le mariage, donc si vous annulez ou reportez dans ce laps de temps, vous devez reconnaître que ces fleurs ont déjà été commandées. Cela dit, au cours des derniers jours, elle a vu des fournisseurs faire de leur mieux pour être flexibles compte tenu des circonstances.«Nous planifions un événement pour la semaine prochaine et tout le monde a fait preuve de souplesse», dit-elle. 'Nous sommes tous dans le même bateau. Ce n’est pas la faute des clients et nous avons mis en place des politiques, mais c’est une urgence naturelle, et vous devez faire ce qu'il faut. »

De plus, Laurken note qu'un changement de date pourrait signifier que le voyage doit être réservé pour les fournisseurs. «Je poserais également des questions sur les frais de voyage! J'ai dans mon contrat que si un couple doit reporter, il devra couvrir mon voyage », dit-elle. «Pour le moment, c'est au cas par cas pour moi, mais regardez ce que votre contrat dit sur la modification de la réservation de voyage.

Choisissez une nouvelle date

Une fois que vous avez décidé de reporter, après avoir pris une décision éclairée - en vous demandant «À quoi cela ressemblera-t-il financièrement?» - la question suivante est lorsque ? Jusqu'où voulez-vous reporter?

Tenez compte de la disponibilité: À partir de là, trouvez une nouvelle date qui vous convient en consultant vos calendriers personnels et familiaux. Consultez également vos fournisseurs prioritaires en posant les questions suivantes:

• Quand sommes-nous disponibles?
• Quand nos familles sont-elles disponibles?
• Quand notre salle est-elle disponible?
• Quand notre photographe est-il disponible?
• Quand d'autres embauches importantes sont-elles disponibles?

En ce moment, Kendall dit qu'elle a mis en place un Calendy compte afin que ses couples puissent voir ses dates disponibles sans avoir à envoyer des textos. Bien entendu, la prise en compte de vos principales embauches à ce stade dépend de vos priorités. «Par exemple, certains couples sont prêts à changer de rendez-vous en fonction de mon emploi du temps», dit-elle. 'Tout dépend de ce qui est le plus important pour vous, mais il est important de savoir quelles sont vos options en termes de reprogrammation.'

Être flexible: Cela dit, Meyer prévient qu'il faut faire preuve de souplesse en cas de report. 'Vous avez probablement réservé votre rendez-vous et votre lieu entre neuf et 16 mois, donc lorsque vous reportez quelque chose qui approche, une date de pointe ne sera probablement pas disponible', prévient-il.

Rassemblez votre équipe

Avec vos principaux fournisseurs en place, Valley recommande de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Son meilleur conseil? Créez un dossier qui est, en gros, une version CliffNotes de votre mariage. «Écrivez« l'histoire de votre journée », dit-elle. «Nous encourageons toujours nos couples à faire cela. À quoi ressemblent les choses et à quoi ressemblent-elles? Quel est le but? » Quant à ce qu'il faut inclure spécifiquement, elle recommande de créer ce qu'elle appelle un dossier. «Imprimez tout ce qui a été prévu jusqu'à présent et combinez-le dans un cahier», dit-elle.`` L'objectif est de garder tout aussi similaire que possible au plan d'origine, alors incluez votre liste de photos à prendre, votre chronologie, votre liste de lecture, vos contrats de fournisseur ... en gros, imprimez tout et conservez-le au même endroit. ''

Ensuite, planifiez un appel Zoom avec tous les fournisseurs impliqués et partagez ledit dossier (moins les contrats de fournisseur confidentiels) avec tout le monde. (Bonus: si vous devez changer de fournisseur, cela donnera à tout le monde un rapide récapitulatif de votre vision.) Cela aidera tout le monde à être sur la même longueur d'onde et permettra à toutes les parties concernées de commencer à planifier le nouveau jour et de excité à ce sujet!

Informez officiellement vos invités

Une fois que vous avez déterminé la nouvelle date, envoyez une nouvelle invitation ou une nouvelle carte d'annonce (numérique ou papier). Si vous n'êtes pas dans une situation urgente, Ceci Johnson de Ce New York , un studio de papeterie personnalisé basé à New York, dit que vous pouvez également envoyer la carte en premier pour annoncer la nouvelle. En savoir plus sur vos options ici .

Bien sûr, en ce moment, avec le coronavirus, votre situation peut être spécifique à l'endroit où vous en êtes dans le processus de planification, et si vous avez déjà envoyé vos invitations. `` Si vous reportez votre mariage à 2021, alors je dirais d'envoyer quelque chose de numérique, puis de procéder comme vous le feriez avec un calendrier traditionnel, en envoyant l'invitation formelle entre huit et dix semaines avant le mariage '', conseille Valley. Cela dit, si vous avez déjà envoyé des invitations, il n'est pas nécessaire d'envoyer un tout nouvel ensemble l'année prochaine, car ils peuvent coûter cher!«Envoyez simplement une invitation numérique dans le même style de conception», dit-elle. «J'enverrais le numérique maintenant jusqu'à la fin de l'été et, si votre nouvelle date est au-delà de cela, vous pouvez recommencer à zéro si vous le souhaitez.

Repenser les détails

Bien que votre mariage ne doive pas nécessairement être coordonné avec la saison, Meyer dit qu'il est important de vous demander si vous voulez que cette nouvelle célébration voir la même chose, car les détails des fleurs aux draps en passant par la nourriture peuvent changer avec la saison. 'Si vous envisagez de changer la date, probablement dans une nouvelle saison, à partir d'un point de vue visuel, voulez-vous adopter la saisonnalité vers laquelle vous vous dirigez?' il demande. 'Un mariage d'hiver et un mariage de printemps peut être très différent. Vous n’obtenez pas de fleurs printanières en hiver à moins que vous ne les payiez ... Tout est affecté, il est donc important de repenser tous les petits détails une fois que tout est en place.

Coordonner avec les fournisseurs le jour même

Une fois que vous avez eu des conversations avec les vendeurs qui organisent la fête, déterminez les trucs du week-end, comme les blocs d'hôtel, le transport et les articles pour les sacs de bienvenue. «Appelez et voyez quelle est leur politique», dit Meyers. 'Pour blocs de salle , cela dépendra du fait que vous ayez un blocage souple (pas d'engagement financier) ou un blocage ferme (ils ont votre carte de crédit enregistrée). » La raison du report dépendra de la flexibilité - par exemple, une urgence nationale par rapport à une situation personnelle. Son principal conseil? «En cette période de grands défis, parlez à leur cœur et non à leur portefeuille», suggère Meyer.'Dites:' Nous sommes ravis que nos clients restent avec vous et souhaitons déplacer l'entreprise à une autre date et la conserver avec vous. '' Une fois que vous avez de nouveaux blocs hôteliers et des informations de transport, mettez à jour votre site de mariage .

Remerciez votre équipe

En fin de compte, que pouvez-vous faire pour les personnes qui vous ont aidé à arriver à la nouvelle date? «Soyez compréhensif et solidaire! Dit Meyer. «Recommandez les vendeurs à vos amis et à votre famille. Il n'y a rien de mieux pour un fournisseur qu'une recommandation pour une activité continue ou une activité supplémentaire. En plus d'un récit positif, vous pouvez également rédiger une critique en ligne ou proposer d'être une ressource si un client potentiel souhaite parler à un ancien client, suggère-t-il. Enfin, si vous avez la capacité d'être généreux avec le Astuce , ce serait le moment.«Si vous avez la capacité d'être très généreux, surtout si vos fournisseurs se sont surpassés compte tenu des circonstances, faites-le», dit-il.

Le cas échéant, effectuez les annulations et retours nécessaires

Si vous reportez votre mariage, n'oubliez pas de reporter également votre lune de miel si vous souhaitez qu'elle ait lieu après le mariage. Comme pour les politiques de report de mariage, votre capacité à récupérer les dépenses liées à la lune de miel dépendra du type de billets et des réservations que vous avez effectuées. En cas d'annulation, vous devrez également envisager de retourner les cadeaux (avec une note), la robe et la bague de fiançailles.

L'épidémie actuelle de coronavirus (COVID-19) a été déclarée pandémie par l'Organisation mondiale de la santé. Comme la situation reste fluide, nous partagerons des conseils et des histoires d'experts du secteur et de couples qui subissent des annulations afin de vous donner les conseils les plus récents sur l'impact que cela peut avoir sur votre mariage.